Wat doet een vertrouwenspersoon? In de kern één ding: een vertrouwelijk aanspreekpunt zijn voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag of andere zaken op het werk die ze niet direct met een leidinggevende willen bespreken. De vertrouwenspersoon luistert, informeert, zet mogelijkheden op een rij, denkt mee over een informele oplossing en verwijst door waar dat nodig is. De medewerker houdt daarbij zelf de regie.
Wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon?
De kern van het werk is medewerkers een veilige plek bieden om hun verhaal te doen en hen te helpen hun eigen volgende stap te kiezen. Dat klinkt eenvoudig, maar het vraagt om goed luisteren zonder meteen te oordelen of oplossingen aan te dragen.
Concreet gaat het om vijf taken:
- Luisteren: de medewerker kan in alle rust vertellen wat er speelt.
- Informeren: uitleggen welke regels, routes en mogelijkheden er zijn.
- Mogelijkheden bespreken: samen kijken wat de medewerker zou kunnen doen, en wat de gevolgen zijn.
- Meedenken over informele oplossingen: bijvoorbeeld hoe iemand een collega zelf kan aanspreken.
- Doorverwijzen: naar de bedrijfsarts, huisarts, een jurist of andere hulp als dat beter past.
Naast het werk voor medewerkers heeft de vertrouwenspersoon een taak richting de organisatie: signaleren wat er speelt, zonder namen. Dat gebeurt via een jaarlijks geanonimiseerd verslag.
Wat doet een vertrouwenspersoon niet?
Een vertrouwenspersoon onderzoekt geen klachten, oordeelt niet over wie gelijk heeft en neemt geen beslissingen namens de medewerker of de werkgever. Die grenzen zijn er om de vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid te beschermen.
| Wel | Niet |
|---|---|
| Luisteren en informeren | Klachten onderzoeken |
| Mogelijkheden bespreken | Oordelen wie gelijk heeft |
| Meedenken over informele stappen | Beslissen voor de medewerker |
| Doorverwijzen | Therapie of juridisch advies geven |
| Geanonimiseerd signaleren | Namen doorgeven aan de werkgever |
Medewerkers vragen mij soms of ik het “even ga regelen” met hun leidinggevende. Dat doe ik niet op eigen houtje. Als een medewerker wil dat ik meega naar een gesprek of iets voorbereid, bespreken we dat samen en gebeurt het alleen met toestemming.
Hoe verloopt een gesprek met de vertrouwenspersoon?
Een gesprek begint met uitleg over geheimhouding en eindigt met afspraken die de medewerker zelf kiest. Daartussen is er ruimte voor het verhaal, in het tempo van de medewerker. Een gesprek verloopt meestal zo:
Soms is één gesprek genoeg. Soms is er een vervolg nodig, bijvoorbeeld om een gesprek met een collega voor te bereiden. Meer over hoe dat vanuit de medewerker gezien werkt, staat op de pagina voor medewerkers.
Kennismaken
Op locatie, telefonisch of via video
Carina komt langs bij uw organisatie en is ook telefonisch of via video bereikbaar, net wat medewerker en opdrachtgever prettig vinden. Een eerste kennismaking is vrijblijvend.
Plan een kennismakingMet welke vragen kunt u bij een vertrouwenspersoon terecht?
U kunt bij een vertrouwenspersoon terecht met alles wat te maken heeft met ongewenst gedrag op het werk, zoals pesten, seksuele intimidatie, agressie, discriminatie of een onveilige sfeer. Ook als u twijfelt of iets “erg genoeg” is, kunt u bellen. Juist die twijfel is vaak een goede reden.
Daarnaast kan een vertrouwenspersoon een rol spelen bij integriteitsvragen, zoals een vermoeden van fraude of het overtreden van regels. Dan gaat het meestal om meedenken over of en hoe iemand iets meldt. Een vraag die regelmatig terugkomt, is of het gesprek gevolgen heeft voor de eigen positie. Het antwoord: het gesprek zelf niet, wat er daarna gebeurt bepaalt de medewerker.
Wat merkt de werkgever van de vertrouwenspersoon?
De werkgever merkt vooral dat medewerkers een vast, vertrouwelijk aanspreekpunt hebben, en krijgt jaarlijks een geanonimiseerd verslag zonder namen of herleidbare gegevens. Over individuele gesprekken hoort de werkgever niets.
Bij de start maken we kennis, leggen we afspraken vast en informeert de werkgever de medewerkers wie de vertrouwenspersoon is. Hoe dat stap voor stap gaat, leest u bij de werkwijze van CvV. Een vertrouwenspersoon is op dit moment niet wettelijk verplicht; een wetsvoorstel daarvoor ligt bij de Eerste Kamer en heeft nog geen ingangsdatum. Toch kiezen veel werkgevers er al voor, als onderdeel van hun beleid tegen ongewenst gedrag.
Carina’s tip
Een vertrouwenspersoon die niemand kent, wordt niet gebeld. Ik raad werkgevers aan om de vertrouwenspersoon een gezicht te geven, bijvoorbeeld met een korte kennismaking in een teamoverleg of een foto op het intranet. Medewerkers stappen makkelijker naar iemand van wie ze weten hoe die eruitziet en klinkt.
Waarom kiezen organisaties voor een externe vertrouwenspersoon?
Organisaties kiezen voor een externe vertrouwenspersoon omdat die buiten de hiërarchie staat en geen belang heeft bij de uitkomst. Voor medewerkers is het daardoor makkelijker om iets te vertellen over een collega of leidinggevende. Voor kleinere organisaties is er vaak simpelweg niemand intern die die rol onafhankelijk kan vervullen.
Ik ben gecertificeerd externe vertrouwenspersoon en werk voor organisaties in Noord-Holland, Flevoland, Zuid-Holland en Utrecht. Hoe dat werkt en wat het kost, leest u bij de externe vertrouwenspersoon van CvV. U kunt ook direct contact opnemen.
Een externe vertrouwenspersoon voor uw organisatie
Een vaste, onafhankelijke vertrouwenspersoon voor uw medewerkers, met een jaarlijks geanonimiseerd verslag voor uw organisatie. Kennismaken is vrijblijvend.
Vragen over het werk van een vertrouwenspersoon
Nee, een mediator begeleidt een gesprek tussen twee partijen om samen tot een oplossing te komen. Een vertrouwenspersoon staat naast één medewerker en helpt die zijn eigen stap te kiezen. Als mediation zinvol lijkt, kan de vertrouwenspersoon daarnaar verwijzen.
Ja, ook leidinggevenden kunnen te maken krijgen met ongewenst gedrag, of twijfelen hoe ze met een signaal moeten omgaan. Voor hen gelden dezelfde geheimhouding en dezelfde werkwijze.
Dat kan, als de medewerker dat wil. De vertrouwenspersoon ondersteunt dan, maar voert niet het woord namens de medewerker. Wat er wordt besproken, spreken we vooraf samen af.
Ook dan kunt u bij een externe vertrouwenspersoon terecht. Juist omdat die buiten de organisatie staat, hoeft u niet bang te zijn dat het verhaal bij de directeur terechtkomt. Samen bekijken we welke routes er zijn, en waar nodig verwijs ik door naar een arbeidsjurist of het Juridisch Loket.
Bronnen en verder lezen
Gecontroleerd op 2 oktober 2026.