Een vertrouwenspersoon mag onder de AVG een dossier bijhouden, maar alleen met gegevens die nodig zijn om de medewerker te helpen, en die gegevens zijn niet toegankelijk voor de werkgever. De AVG vraagt dat persoonsgegevens met een duidelijk doel worden verwerkt, goed beveiligd zijn en niet langer worden bewaard dan nodig. Voor een vertrouwenspersoon betekent dat: weinig noteren, goed opbergen en op tijd vernietigen.
Mag een vertrouwenspersoon een dossier bijhouden?
Ja, een vertrouwenspersoon mag aantekeningen maken en een dossier bijhouden, zolang dat nodig is voor de ondersteuning van de medewerker en voldoet aan de AVG. Een dossier helpt om bij een vervolggesprek niet alles opnieuw te hoeven vragen, en om afspraken over doorverwijzing goed bij te houden.
Ik noteer zo weinig mogelijk. Een medewerker hoeft niet bang te zijn dat er een uitgebreid verslag van het gesprek ligt. Wat ik vastleg, dient één doel: de medewerker goed kunnen helpen.
Welke gegevens legt een vertrouwenspersoon vast?
Een vertrouwenspersoon legt alleen vast wat nodig is: contactgegevens, data van contact, een korte omschrijving van de vraag en de gemaakte afspraken. Uitgebreide verslagen, meningen of informatie over derden die niet ter zake doet, horen er niet in.
| Wel vastleggen | Niet vastleggen |
|---|---|
| Naam en contactgegevens | Uitgebreid verslag van het gesprek |
| Datum en vorm van contact | Eigen oordeel over personen |
| Korte omschrijving van de vraag | Overbodige details over anderen |
| Afspraken en doorverwijzingen | Medische details die niet nodig zijn |
Sommige informatie valt onder de AVG in een zwaarder beschermde categorie, zoals gegevens over gezondheid. Daar ga ik extra terughoudend mee om. Komt het in een gesprek ter sprake, dan noteer ik het alleen als het echt nodig is voor de ondersteuning.
Wie mag het dossier inzien?
Het dossier is alleen toegankelijk voor de vertrouwenspersoon zelf, en de werkgever heeft er geen inzage in. Dat is een vast onderdeel van de afspraken die ik bij de start met een organisatie maak. Ook HR, de directie of een leidinggevende kunnen het niet opvragen.
De medewerker heeft op grond van de AVG in het algemeen het recht om te weten welke gegevens over hem of haar worden verwerkt. Medewerkers vragen mij soms wat ik heb opgeschreven. Dat laat ik dan zien. Gaat een vraag verder, bijvoorbeeld over een rechtszaak of een verzoek van een andere partij, dan is dat een juridische kwestie. Daarvoor verwijs ik naar een arbeidsjurist of het Juridisch Loket.
Kennismaken
Op locatie, telefonisch of via video
Carina komt langs bij uw organisatie en is ook telefonisch of via video bereikbaar, net wat medewerker en opdrachtgever prettig vinden. Een eerste kennismaking is vrijblijvend.
Plan een kennismakingHoe lang worden de gegevens bewaard?
Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn vastgelegd; dat is een basisregel van de AVG. Een vaste wettelijke bewaartermijn voor het dossier van een vertrouwenspersoon bestaat niet. Daarom is het verstandig om in de afspraken vast te leggen hoe lang gegevens na afronding van een traject worden bewaard en wanneer ze worden vernietigd.
Een medewerker kan altijd vragen of de gegevens eerder worden verwijderd. Ik bespreek dan wat dat betekent, bijvoorbeeld als er later toch een vervolgvraag komt. De keuze ligt bij de medewerker, binnen wat de wet toelaat.
Wat regelt u als werkgever in de afspraken?
Als werkgever regelt u met de externe vertrouwenspersoon hoe met gegevens wordt omgegaan, zodat beide partijen weten wat er wel en niet gebeurt. Gebruik deze lijst bij het maken van afspraken:
- ☐ De werkgever heeft geen inzage in dossiers of aantekeningen.
- ☐ Het jaarverslag is geanonimiseerd, zonder namen of herleidbare gegevens.
- ☐ Er is afgesproken hoe gegevens worden beveiligd.
- ☐ Er is een bewaartermijn en een moment van vernietiging afgesproken.
- ☐ Er is vastgelegd wat er met gegevens gebeurt als de samenwerking stopt.
- ☐ Het is duidelijk wie onder de AVG waarvoor verantwoordelijk is.
Dat laatste punt is juridisch niet altijd eenvoudig. Laat u bij twijfel adviseren door uw privacyfunctionaris, een jurist of raadpleeg de informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hoe ik de samenwerking inricht, leest u bij de externe vertrouwenspersoon van CvV en op de pagina over mijn werkwijze.
Carina’s tip
Vraag uw vertrouwenspersoon bij de kennismaking hoe die met aantekeningen omgaat en hoe lang ze bewaard blijven. Ik vind het een goed teken als een werkgever dat vraagt. Het laat zien dat u de vertrouwelijkheid van uw medewerkers serieus neemt.
Hoe zit het met het jaarverslag?
Het jaarverslag bevat geen persoonsgegevens: geen namen, geen functies die naar iemand te herleiden zijn en geen beschrijvingen waarin iemand zichzelf of een collega herkent. Het verslag is bedoeld om de organisatie inzicht te geven, niet om personen in beeld te brengen.
In kleinere organisaties is anonimiseren lastiger, omdat een paar details al genoeg kunnen zijn om iemand te herkennen. Ik houd het verslag daarom bewust algemeen als dat nodig is. Liever een minder gedetailleerd verslag dan een medewerker die zich niet meer veilig voelt. Op de pagina voor medewerkers leest u hoe een gesprek verder verloopt.
Een externe vertrouwenspersoon die zorgvuldig met gegevens omgaat
Een vaste, onafhankelijke vertrouwenspersoon voor uw medewerkers, met een jaarlijks geanonimiseerd verslag voor uw organisatie. Kennismaken is vrijblijvend.
Vragen over privacy en het dossier van de vertrouwenspersoon
Nee, de werkgever heeft geen inzage in het dossier van de vertrouwenspersoon. Dat leg ik bij de start van een samenwerking vast. Ook HR of een leidinggevende krijgt geen toegang.
Ja, u kunt altijd vragen of uw gegevens worden verwijderd. Ik bespreek dan met u wat dat betekent en voer het uit binnen wat de wet toelaat.
Ja, ook een externe vertrouwenspersoon verwerkt persoonsgegevens en moet zich aan de AVG houden. Wie welke verantwoordelijkheid heeft, legt u vast in de afspraken met de organisatie. Bij twijfel kan een privacyjurist u verder helpen.
Wat er dan met de gegevens gebeurt, ligt vast in de afspraken met de organisatie. De werkgever krijgt de dossiers in geen geval in handen. Twijfelt u, vraag het dan gerust na bij de vertrouwenspersoon.
Bronnen en verder lezen
Gecontroleerd op 2 oktober 2026.