Interne of externe vertrouwenspersoon: wat past bij uw organisatie?

Wat is het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon?

Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker die de rol naast het eigen werk vervult, terwijl een externe vertrouwenspersoon van buiten wordt ingehuurd. Beide hebben dezelfde kerntaak: luisteren, informeren, mogelijkheden bespreken en doorverwijzen, met geheimhouding en met de medewerker aan het roer.

Het verschil zit in de positie. Dat heeft gevolgen voor vertrouwen, bereikbaarheid en kosten.

Het wetsvoorstel voor een verplichte vertrouwenspersoon, dat nog bij de Eerste Kamer ligt, staat beide vormen toe. Het stelt wel als eis dat de vertrouwenspersoon deskundig, ervaren en onafhankelijk is.

Wanneer werkt een interne vertrouwenspersoon goed?

Een interne vertrouwenspersoon werkt goed in een grotere organisatie, waar de vertrouwenspersoon ver genoeg af staat van de meeste teams en tijd en opleiding krijgt voor de rol. Zo iemand kent de cultuur, de mensen en de ongeschreven regels. Dat kan helpen om een vraag snel te begrijpen.

Er zijn ook risico’s. Een interne vertrouwenspersoon werkt dagelijks met de collega’s over wie het kan gaan. Hij of zij heeft een leidinggevende, een eigen loopbaan en eigen collegiale banden. Zelfs als die persoon zich volkomen integer opstelt, kan een medewerker twijfelen of het verhaal echt binnen blijft. Kies daarom nooit iemand uit de directie, HR of een leidinggevende functie voor deze rol; dan raken belangen te veel verstrikt.

Wanneer is een externe vertrouwenspersoon de betere keuze?

Een externe vertrouwenspersoon is de betere keuze als de organisatie klein is, als er weinig afstand is tussen medewerkers en leiding, of als er niemand intern is die de rol onafhankelijk en met voldoende tijd kan vervullen. In een bedrijf van twintig mensen kent iedereen elkaar. Een interne vertrouwenspersoon zit dan per definitie dicht op ieder verhaal.

Medewerkers vragen mij vaak, voordat ze iets vertellen, of ik de persoon over wie het gaat ken. Bij een externe vertrouwenspersoon is dat antwoord meestal nee, en dat geeft ruimte. Een externe vertrouwenspersoon brengt ook opleiding en ervaring mee, zodat u die niet zelf hoeft te organiseren.

Ik ben sinds 2022 gecertificeerd externe vertrouwenspersoon en heb daarvoor ruim twintig jaar in financiële administratie en HR gewerkt. Ik kom op locatie, maar gesprekken kunnen ook telefonisch of via video. Meer daarover leest u bij de externe vertrouwenspersoon van CvV.

Wat kost een interne of externe vertrouwenspersoon?

Een interne vertrouwenspersoon kost vooral uren en opleiding, terwijl een externe vertrouwenspersoon meestal werkt met een vast jaarbedrag. De interne kosten zijn minder zichtbaar, maar ze zijn er wel: tijd voor gesprekken, scholing, bijscholing en vervanging bij vakantie of vertrek.

Bij mij werkt het met één vast jaarabonnement van €325 exclusief btw, ongeacht het aantal medewerkers.

Daarin zitten een vaste vertrouwenspersoon, bereikbaarheid per telefoon en e-mail, één vertrouwensgesprek per organisatie per jaar van maximaal een uur en een jaarlijks geanonimiseerd verslag. Extra gesprekken kosten €125 per uur exclusief btw, op basis van de bestede tijd. Alle details staan bij de tarieven van CvV Vertrouwenspersoon.

Kunt u een interne en externe vertrouwenspersoon combineren?

Ja, een combinatie kan goed werken, vooral in grotere organisaties. De interne vertrouwenspersoon is dan het laagdrempelige eerste aanspreekpunt, de externe vertrouwenspersoon een alternatief voor medewerkers die liever met iemand van buiten praten of voor wie de interne persoon te dichtbij staat.

Zorg bij een combinatie dat medewerkers zelf kunnen kiezen bij wie ze terechtkunnen, zonder dat ze een reden hoeven op te geven. Spreek ook af hoe beide vertrouwenspersonen geanonimiseerd verslag uitbrengen, zodat de werkgever één beeld krijgt.

Welke keuze past bij uw organisatie?

De keuze hangt af van uw omvang, de afstand tussen medewerkers en leiding en of er intern iemand is die de rol onafhankelijk kan vervullen. Deze vragen helpen bij de afweging:

• ☐ Is er intern iemand zonder leidinggevende of HR-rol die de rol wil en kan vervullen?
• ☐ Kan die persoon tijd en opleiding krijgen voor de rol?
• ☐ Staat die persoon ver genoeg af van de meeste teams?
• ☐ Zouden medewerkers bij die persoon een klacht over een collega durven melden?
• ☐ Heeft u een alternatief als de interne vertrouwenspersoon zelf betrokken is?

Beantwoordt u meerdere vragen met nee, dan ligt een externe vertrouwenspersoon voor de hand. Voor kleinere bedrijven is er meer uitleg op de pagina over een vertrouwenspersoon voor het mkb.

Vragen over interne en externe vertrouwenspersonen