Een vertrouwenspersoon kiezen doet u op drie punten: is de persoon opgeleid voor deze rol, staat hij of zij los van de lijn en de directie, en is de drempel voor medewerkers laag genoeg. Een gecertificeerde externe vertrouwenspersoon voldoet doorgaans aan alle drie. De rest van de keuze draait om vertrouwen en goede afspraken.
Waar let u op bij het kiezen van een vertrouwenspersoon?
U let vooral op deskundigheid, onafhankelijkheid en bereikbaarheid, want daar hangt het vertrouwen van uw medewerkers van af. Een vertrouwenspersoon die de rol goed beheerst maar moeilijk te bereiken is, wordt niet gebeld. Iemand die snel bereikbaar is maar dicht tegen de directie aan zit, ook niet.
Kijk verder naar de manier van werken. Een vertrouwenspersoon luistert, informeert over mogelijkheden en verwijst door waar nodig. Hij of zij neemt het probleem niet over en gaat niet zelf onderzoeken. Vraag dus hoe de kandidaat die grens bewaakt.
Ik merk dat werkgevers soms vooral op prijs selecteren. Begrijpelijk, maar een vertrouwenspersoon die medewerkers niet kennen of niet vertrouwen, kost u uiteindelijk meer dan hij oplevert.
Kiest u voor een interne of een externe vertrouwenspersoon?
Voor de meeste kleine en middelgrote organisaties is een externe vertrouwenspersoon de meest logische keuze, omdat de afstand tot collega’s en leidinggevenden groter is. Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie goed, maar is ook collega, en dat maakt sommige gesprekken lastig.
| Punt | Intern | Extern |
|---|---|---|
| Afstand tot collega’s | Klein | Groot |
| Kennis van de organisatie | Direct aanwezig | Groeit door kennismaking |
| Schijn van belangen | Groter risico | Kleiner risico |
| Opleiding en bijscholing | Regelt u zelf | Regelt de vertrouwenspersoon |
| Vervanging bij ziekte of vertrek | Opnieuw zoeken | Contract loopt door |
Grotere organisaties kiezen soms voor beide: een interne vertrouwenspersoon voor laagdrempelige vragen en een externe voor situaties waarin afstand nodig is. Lees meer over wat een externe vertrouwenspersoon voor uw organisatie doet.
Welke vragen stelt u in een kennismakingsgesprek?
In een kennismakingsgesprek vraagt u naar opleiding, werkwijze, bereikbaarheid en de manier van rapporteren. Neem deze checklist mee:
- ☐ Welke opleiding of certificering heeft u voor deze rol?
- ☐ Hoe werkt u: op locatie, telefonisch, via video?
- ☐ Hoe snel reageert u na een eerste contact?
- ☐ Wat valt onder geheimhouding en wanneer verwijst u door?
- ☐ Hoe ziet het jaarverslag eruit, en hoe blijft dat anoniem?
- ☐ Wat is inbegrepen in de prijs en wat kost een extra gesprek?
- ☐ Waar kan een medewerker terecht met een klacht over u?
Let tijdens het gesprek ook op hoe de kandidaat vragen beantwoordt. Iemand die geduldig uitlegt en eerlijk zegt wat buiten de rol valt, doet dat meestal ook tegenover uw medewerkers.
Kennismaken
Op locatie, telefonisch of via video
Carina komt langs bij uw organisatie en is ook telefonisch of via video bereikbaar, net wat medewerker en opdrachtgever prettig vinden. Een eerste kennismaking is vrijblijvend.
Plan een kennismakingHoe beoordeelt u deskundigheid en onafhankelijkheid?
Deskundigheid blijkt uit een gerichte opleiding tot vertrouwenspersoon en uit ervaring met mensen en organisaties. Onafhankelijkheid blijkt uit de positie: geen leidinggevende rol, geen HR-taken voor dezelfde medewerkers en geen belang bij de uitkomst van een melding.
Het initiatiefwetsvoorstel om de vertrouwenspersoon verplicht te stellen (35592) noemt ook deze eisen: deskundig, ervaren en onafhankelijk. Het voorstel is door de Tweede Kamer aangenomen, maar ligt nog bij de Eerste Kamer en heeft geen datum van inwerkingtreding. Via de Arbowet bent u nu al verplicht beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting, en een vertrouwenspersoon is daarvoor een veelgebruikte maatregel.
Zelf ben ik gecertificeerd externe vertrouwenspersoon sinds 2022. Daarvoor werkte ik ruim twintig jaar in financiële administratie en HR, en juist die achtergrond helpt mij om te begrijpen hoe organisaties werken zonder dat ik er zelf deel van uitmaak.
Wat mag een vertrouwenspersoon kosten?
Een externe vertrouwenspersoon werkt meestal met een jaarabonnement plus een uurtarief voor gesprekken boven wat er inbegrepen is. Vergelijk daarom niet alleen het abonnementsbedrag, maar ook wat er onder valt.
Bij CvV Vertrouwenspersoon kost een jaarabonnement €325 per jaar exclusief btw, ongeacht het aantal medewerkers. Daarin zitten onder meer een vast aanspreekpunt, bereikbaarheid per telefoon en e-mail, één vertrouwensgesprek per jaar van maximaal een uur en een geanonimiseerd jaarverslag. Extra gesprekken kosten €125 per uur exclusief btw. Het volledige overzicht staat op de pagina tarieven en wat er inbegrepen is.
Carina’s tip
Vraag in het kennismakingsgesprek wat er gebeurt als een medewerker voor het eerst belt. Hoe sneller en concreter dat antwoord, hoe beter. Ik raad werkgevers ook aan om de vertrouwenspersoon één keer aan het team voor te stellen, want een gezicht bij een naam verlaagt de drempel meer dan welke folder ook.
Hoe legt u de afspraken vast?
U legt de afspraken vast in een overeenkomst waarin taken, geheimhouding, bereikbaarheid, rapportage en kosten staan. Spreek ook af wie binnen uw organisatie het contactpersoon is voor praktische zaken en hoe medewerkers geïnformeerd worden.
Daarna volgt de stap die vaak wordt overgeslagen: medewerkers laten weten dat er een vertrouwenspersoon is, wat die doet en hoe ze contact opnemen. Hoe ik dat zelf aanpak, leest u in mijn werkwijze van kennismaking tot jaarverslag.
Wilt u weten of ik bij uw organisatie pas? Neem contact op voor een kennismaking.
Een externe vertrouwenspersoon voor uw organisatie
Een vaste, onafhankelijke vertrouwenspersoon voor uw medewerkers, met een jaarlijks geanonimiseerd verslag voor uw organisatie. Kennismaken is vrijblijvend.
Vragen over het kiezen van een vertrouwenspersoon
Ja, de werkgever kiest en stelt de vertrouwenspersoon aan. Het helpt wel om de ondernemingsraad of een afvaardiging van medewerkers te betrekken bij de keuze. Dan voelt de keuze minder als iets van de directie.
Dat raad ik af. Een leidinggevende heeft een eigen belang en een beoordelende rol, waardoor medewerkers minder vrijuit zullen praten. Kies iemand zonder hiërarchische positie.
Na een kennismakingsgesprek en het vastleggen van de afspraken kan het snel geregeld zijn. Het meeste werk zit daarna in het informeren van medewerkers, zodat ze weten dat de vertrouwenspersoon er is.
Niet per se, maar het helpt als de vertrouwenspersoon ook op locatie kan komen. Ik werk in Noord-Holland, Flevoland, Zuid-Holland en Utrecht, en daarnaast telefonisch en via video.
Bronnen en verder lezen
Gecontroleerd op 2 oktober 2026.