Een klachtenregeling ongewenst gedrag beschrijft hoe een medewerker formeel een klacht kan indienen over pesten, intimidatie, discriminatie of agressie, en hoe die klacht wordt onderzocht en afgehandeld. De Arbowet noemt de klachtenregeling niet met zoveel woorden, maar het is een gangbaar onderdeel van het beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting. Zonder regeling weet niemand wat er gebeurt als een gesprek niet genoeg is.
Is een klachtenregeling ongewenst gedrag verplicht?
Een aparte klachtenregeling is niet als zodanig voorgeschreven in de Arbowet, maar u moet wel beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken. Ongewenste omgangsvormen zoals seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie vallen daaronder. Een klachtenregeling is een logische manier om te laten zien hoe u daar formeel mee omgaat.
Kijk ook in uw cao. Sommige cao’s maken eigen afspraken over een klachtenregeling of een klachtencommissie. Weet u niet zeker wat voor uw sector geldt, leg het dan voor aan een arbeidsjurist of uw brancheorganisatie.
Wat is het verschil tussen de vertrouwenspersoon en een klacht?
Het gesprek met de vertrouwenspersoon is vertrouwelijk en informeel, terwijl een klacht een formele procedure start met onderzoek en een uitkomst. Beide routes horen in uw beleid, maar ze hebben een ander doel.
| Vertrouwenspersoon | Formele klacht | |
|---|---|---|
| Doel | Luisteren, opties verkennen | Onderzoek en oordeel |
| Vertrouwelijk | Ja | Beperkt, beide partijen worden gehoord |
| Wie beslist | De medewerker zelf | Klachtencommissie of werkgever |
Medewerkers vragen mij vaak of een gesprek met mij automatisch een klacht wordt. Dat is niet zo. Een medewerker kan met mij praten, de mogelijkheden op een rij zetten en daarna besluiten om niets te doen, het zelf op te lossen of een klacht in te dienen. Die keuze blijft bij de medewerker.
Wat hoort er in een goede klachtenregeling?
Een goede klachtenregeling is kort en begrijpelijk, en beantwoordt de vragen die een medewerker heeft op het moment dat er iets misgaat. Loop uw regeling langs met deze checklist:
- ☐ Een omschrijving van wat u onder ongewenst gedrag verstaat.
- ☐ Wie een klacht kan indienen, ook oud-medewerkers of uitzendkrachten als u dat wilt.
- ☐ Hoe en bij wie een klacht wordt ingediend.
- ☐ Wie de klacht onderzoekt en hoe onafhankelijk die persoon of commissie is.
- ☐ Dat beide partijen worden gehoord.
- ☐ Welke termijnen u hanteert voor ontvangst, onderzoek en uitkomst.
- ☐ Hoe vertrouwelijk wordt omgegaan met de gegevens.
- ☐ Dat een melder of getuige niet wordt benadeeld.
- ☐ De rol van de vertrouwenspersoon, en dat die buiten het onderzoek staat.
De termijnen bepaalt u zelf. Kies er een die u ook echt kunt waarmaken; een klager die weken niets hoort, verliest het vertrouwen in de hele regeling.
Kennismaken
Op locatie, telefonisch of via video
Carina komt langs bij uw organisatie en is ook telefonisch of via video bereikbaar, net wat medewerker en opdrachtgever prettig vinden. Een eerste kennismaking is vrijblijvend.
Plan een kennismakingWie behandelt een klacht over ongewenst gedrag?
Een klacht wordt behandeld door een klachtencommissie of een andere persoon die onafhankelijk naar beide kanten kan kijken. Grotere organisaties hebben soms een interne commissie. Voor kleinere werkgevers is een externe commissie of een externe onderzoeker vaak de enige manier om onafhankelijkheid te waarborgen.
De vertrouwenspersoon zit niet in die commissie. Dat is een bewuste scheiding: wie een medewerker vertrouwelijk heeft begeleid, kan niet daarna als onderzoeker een oordeel vellen. Mijn rol is ervoor zorgen dat de medewerker weet hoe de procedure werkt en wat hij of zij kan verwachten. Meer over die rol leest u bij de vertrouwenspersoon bij ongewenst gedrag.
Hoe verloopt een klachtprocedure?
Een klachtprocedure volgt meestal een vaste volgorde van indienen, onderzoeken, horen en beslissen. Uw regeling kan details anders invullen, maar de kern ziet er zo uit:
Stel: een medewerker dient een klacht in over opmerkingen van een collega. Dan hoort die collega dat er een klacht ligt en waarover. Dat is spannend voor de klager, en precies daarom is het goed als die vooraf met een vertrouwenspersoon heeft kunnen praten.
Let op bij de uitvoering
Maatregelen tegen een medewerker over wie geklaagd is, zoals een waarschuwing of ontslag, hebben arbeidsrechtelijke gevolgen. Laat u bij zulke beslissingen adviseren door een arbeidsjurist. Bij strafbare feiten kan de medewerker ook aangifte doen bij de politie.
Hoe zorgt u dat medewerkers de regeling kennen?
Een regeling werkt alleen als medewerkers weten dat die bestaat en waar ze hem vinden. Zet hem op een plek die iedereen kan openen zonder het aan een leidinggevende te vragen, noem hem bij indiensttreding en herhaal het af en toe in een teamoverleg.
Vermeld in dezelfde informatie ook de naam en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon. Veel mensen willen eerst vertrouwelijk praten voordat ze iets formeels doen. Hoe ik medewerkers informeer bij de start, leest u op de pagina over de werkwijze van CvV Vertrouwenspersoon.
Carina’s tip
Laat iemand die de regeling niet kent hem eens lezen en vraag of het duidelijk is wat de eerste stap is. Ik zie vaak regelingen die juridisch kloppen maar voor een medewerker in een lastige situatie onleesbaar zijn. Een korte versie op één pagina, naast de volledige tekst, maakt veel verschil.
Een vertrouwenspersoon naast uw klachtenregeling
Een vaste, onafhankelijke vertrouwenspersoon voor uw medewerkers, met een jaarlijks geanonimiseerd verslag voor uw organisatie. Kennismaken is vrijblijvend.
Vragen over de klachtenregeling ongewenst gedrag
Ja, het gesprek met de vertrouwenspersoon is geen verplichte tussenstap. Een medewerker kan direct een klacht indienen bij de aangewezen persoon of commissie. De vertrouwenspersoon kan wel helpen om de klacht helder op papier te krijgen.
Bij een formele klacht wordt de beschuldigde partij gehoord, en dan is volledige anonimiteit meestal niet mogelijk. Wie anoniem wil blijven, kan beter eerst met de vertrouwenspersoon praten over andere mogelijkheden. Samen kijken we dan wat haalbaar is.
De vertrouwenspersoon kan de medewerker informeren en ondersteunen, bijvoorbeeld bij de voorbereiding op een hoorzitting. Hij of zij onderzoekt de klacht niet en geeft geen oordeel. Wat in de gesprekken is besproken, blijft vertrouwelijk.
Een klein bedrijf kan een klacht ook laten onderzoeken door een externe, onafhankelijke persoon of een externe commissie. Op de pagina over een vertrouwenspersoon voor het mkb leest u hoe u het vertrouwelijke spoor regelt. Een interne commissie van drie collega’s is in een klein team vaak niet onafhankelijk genoeg. Leg in de regeling vast wie u in dat geval inschakelt.
Bronnen en verder lezen
Gecontroleerd op 2 oktober 2026.